KI-Policy

• Richtlinie legt fest, wie Künstliche Intelligenz (KI) in unserer Kommunikationsagentur eingesetzt wird.
• Ziel ist es, die Effizienz und Kreativität zu steigern, ohne ethische, rechtliche und sicherheitsrelevante Risiken einzugehen.
• Diese Policy gilt für alle Mitarbeitenden, die KI-gestützte Tools oder Prozesse nutzen.
• Freelancer und Externe Dienstleister müssen die Policy anerkennen und dokumentieren, dass sie KI-Tools DSGVO- und EU-AI-Act-konform nutzen.

Definition von KI

• Im Rahmen dieser Policy bezeichnet „KI“ Systeme, die unter den EU-AI-Act fallen, insbesondere maschinelles Lernen und neuronale Netze.

Erlaubte Anwendungen

Unsere Agentur nutzt nur KI-Systeme der Kategorien ‘Minimal Risk’ oder ‘Limited Risk’ (EU-AI-Act). Diese dürfen in folgenden Bereichen verwendet werden:

• Recherche, Texterstellung und Redaktion:
  • ChatGPT
  • DeepL
  • Perplexity
• Bild- und Videogenerierung und Design:
  • MidJourney
  • Adobe Firefly
  • Runway
  • CogniWerk
  • DALL·E (ChatGPT)
  • Canva Magic Studio
• Audio- und Stimmerzeugung:
  • Suno
• Datenanalyse & Monitoring:
  • AIlon
  • KI-gestützte Social Media Analytics oder SEO-Tools der jeweiligen Plattformen

Mitarbeitende können neue Tools vorschlagen, die von der Geschäftsführung oder dem IT-Arbeitskreis geprüft werden (Datenschutz, Qualitätssicherung, EU-AI-Act-Konformität).

Verbotene Anwendungen

KI darf nicht eingesetzt werden für:

• Autonome Entscheidungen (z. B. automatische Vertragsabschlüsse, personalbezogene Entscheidungen oder manipulative Kundenkommunikation)
• Täuschende Inhalte, z. B.:
  • Social-Media-Anzeige für Kosmetik, die ein fiktives Modell zeigt, ohne es zu deklarieren.
  • Bewertungen, Testimonials oder Meinungsäußerungen
  • Deepfake-Technologie ohne Einwilligung der betroffenen Person (z. B. das Nachstellen von Prominenten)
• Verletzung von Urheber- oder Markenrechten, z. B.:
  • KI-generierte Darstellungen geschützter Designs (z. B. Vitra Lounge Chair, Porsche 911, Apple MacBook)

Umgang mit sensiblen Daten

• Es dürfen keine sensiblen Kundendaten oder vertraulichen Informationen in KI-Systeme eingegeben werden.
• Personenbezogene Daten müssen vor der Verarbeitung anonymisiert oder pseudonymisiert werden.
• Falls dies nicht praktikabel ist oder der KI-Einsatz eine direkte Verarbeitung erfordert, wird eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt.

• KI-generierte Inhalte unterliegen in Deutschland keinem automatischen Urheberrechtsschutz, da sie keine menschliche Schöpfung im Sinne des UrhG sind. Durch wesentliche menschliche Bearbeitung oder kreative Auswahl kann jedoch ein schutzfähiges Werk entstehen.
• Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gehen die Nutzungsrechte an bearbeiteten KI-Werken gemäß § 43 UrhG auf die Agentur über.
• Für die kommerzielle Nutzung ist zu prüfen, ob das genutzte KI-Tool eine entsprechende Lizenz für die Verwendung der generierten Inhalte bietet.
• Falls KI-generierte Inhalte an Kunden weitergegeben werden, müssen diese über den urheberrechtlichen Status informiert werden. Die Agentur stellt sicher, dass keine Urheberrechte oder Markenrechte verletzt werden, übernimmt jedoch keine Haftung für die Weiterverwendung durch den Kunden. Bei Unsicherheiten empfehlen wir eine rechtliche Prüfung.

Verantwortung für Output

• KI ist ein Werkzeug, ersetzt aber keine menschliche Kreativität oder redaktionelle Verantwortung.
• Qualitätskontrolle vor Veröffentlichung oder Weitergabe an Auftraggebende ist verpflichtend (Faktenprüfung, Konsistenz, Tonalität).
• Falls durch fahrlässigen oder vorsätzlichen Verstoß gegen die KI-Policy rechtliche Risiken oder Schäden entstehen, kann die Agentur entsprechende Maßnahmen ergreifen (z. B. Schulung, Verwarnung, arbeitsrechtliche Konsequenzen).
• Externe Dienstleister haften für die Einhaltung der KI-Policy in ihren Arbeiten. Falls durch deren KI-Nutzung Rechtsverstöße entstehen, sind sie zur Schadensübernahme verpflichtet, falls dies vertraglich vereinbart wurde.

Für ethisch verantwortungsvollen Einsatz von KI gelten bei uns die folgenden Grundsätze:

• Authentizität wahren: KI-generierte Inhalte sollen die Kreativität und Expertise unserer Agentur ergänzen, nicht ersetzen. Die einzigartige menschliche Perspektive und der kreative Funke bleiben zentral für unsere Arbeit.
• Kulturelle Sensibilität: Bei der Nutzung von KI-Tools ist auf kulturelle Angemessenheit und Sensibilität zu achten. KI-generierte Inhalte müssen auf stereotype oder potenziell verletzende Darstellungen geprüft werden.
• Kreative Integrität: KI-Tools dürfen nicht dazu verwendet werden, den Stil oder die Arbeit anderer Kreativer zu imitieren oder zu plagiieren. Unsere Outputs sollen originell und authentisch bleiben.
• Transparenz in der Ideenfindung: In kreativen Meetings und Brainstorming-Sessions ist offenzulegen, wenn Ideen oder Konzepte durch KI-Tools inspiriert oder generiert wurden.
• Menschliche Kuratierung: Alle KI-generierten kreativen Inhalte müssen von unseren Experten kuratiert, angepasst und verfeinert werden, um unseren Qualitätsstandards zu entsprechen.
• Respekt vor geistigem Eigentum: Bei der Nutzung von KI-Tools zur Contentgenerierung ist sorgfältig darauf zu achten, dass keine Urheberrechte verletzt werden. Im Zweifelsfall ist eine rechtliche Prüfung erforderlich.
• Ethische Grenzen setzen: KI-Tools dürfen nicht für die Erstellung von Inhalten genutzt werden, die ethisch bedenklich sind oder gegen unsere Unternehmenswerte verstoßen.
• Kontinuierliche Reflexion: Wir verpflichten uns zu einer regelmäßigen Überprüfung und Diskussion der ethischen Implikationen unseres KI-Einsatzes in kreativen Prozessen.

• Besonders sensibel sind KI-Inhalte, wenn sie in einem geschäftlichen, werblichen oder redaktionellen Kontext genutzt werden und für ein menschlich erstelltes Werk gehalten werden könnten, z. B.:
  • Produkt-Abbildungen, z. B. „KI-generierte Darstellung, Beispielbild“, vgl. „Serviervorschlag, Dekoration nicht enthalten“)
  • Abbildung von Personen, die real sein könnten (z. B. auf einer Website „Unser Team“ o. ä.), z. B. „KI-generiertes Bild, keine echten Mitarbeitenden“
  • Automatisiert erstellte oder zusammengestellte Inhalte (z. B. „For-You“-Webseiten), z. B. „Erstellt mit Unterstützung von KI“
  • Vollautomatische Kundenkommunikation, z. B. ChatBots müssen klar als KI gekennzeichnet werden
• Es wird intern dokumentiert, dass der Kunde informiert wurde.
• Bei Texten, Bildern und Videos kann dies direkt im Inhalt oder in der Bildunterschrift geschehen. Bei umfangreichen Medien wie Websites, Broschüren oder Social-Media-Kampagnen kann die Kennzeichnung im Impressum oder an geeigneter Stelle erfolgen.
• Eine Kennzeichnung ist nicht erforderlich, wenn eine Person den KI-gestützten Beitrag kreativ überarbeitet oder redaktionell geprüft hat, sodass das Endprodukt als menschliche Schöpfung anzusehen ist.
• Auf Kundenwunsch können KI-Inhalte auch über diese Regelungen hinaus gekennzeichnet werden.
• KI-gestützte Kundenkommunikation (z. B. E-Mails oder Chats mit KI-Vorschlägen) ist erlaubt, solange ein Mensch den finalen Inhalt prüft und verantwortet.

• Diese Policy wird mindestens einmal jährlich überprüft und an neue technologische Entwicklungen angepasst.
• Alle Mitarbeitenden können jederzeit Feedback oder Verbesserungsvorschläge direkt bei der KI-Ansprechperson einreichen.
• Sollten sich gesetzliche Anforderungen an den Einsatz von KI ändern, wird diese Policy zeitnah aktualisiert. In einem solchen Fall werden alle Mitarbeitenden über die Änderungen informiert und ggf. geschult.

• Die Agentur stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen, um die Systeme sicher und verantwortungsvoll einzusetzen.
• Regelmäßige Schulungen (mindestens 2x jährlich) zu den Themen Datenschutz, Ethik, Qualitätsstandards und sicherer KI-Nutzung.
• Internes KI-Wissensportal (LC Academy) mit Guidelines, Best Practices & Tutorials.